工作紀錄簿的重要

114.08.26 完成
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有規模的律師事務所，要求每個律師每天都要寫工作紀錄簿。早上九點進辦公室，到五點下班離開(如果能準時下班的話)，每個小時做了甚麼事，都要清楚記錄。為什麼要這麼麻煩？因為律師事務所是依據每小時計價，向當事人收費的，當然要清楚記明律師花多少時間在每個當事人的案子上，包括研究案情、找資料、討論、聯繫當事人、法院、行政機關、對方律師等等，都要算入工作時數。

律師事務所以外的工作場域呢？也需要寫工作紀錄簿嗎？當然。這有幾個考量。

一、工作手冊性質的工作紀錄簿

鐵打的營房，流水的兵。沒有人是不可取代的，員工隨時可以離職，就要能夠讓後手隨時可以接手。工作紀錄簿就很重要，它的內容就像工作手冊，要記錄每一個工作上該注意的特定人、事、物或一般原則性的細節，讓接手者立刻能夠無縫接軌，接續一般程序工作及特定專案計畫。所以，工作紀錄簿該記到多詳細，記錄者角色互異，把自己當作接任者，就知道該記到甚麼細節。

二、權利歸屬的釐清

員工職務上完成的創作或研發，雖以員工為創作發明人，但智慧財產權仍屬於雇主。員工非職務上完成的研發，雖以員工為智慧財產權人，但如其研發有利用到雇主之經驗或資源，雇主仍得支付一定報酬後，使用於業務上。這些事實，無論係發生於員工在職或離職之後，要如何證明？員工在職期間自己所寫的工作紀錄簿，就成為重要的證據。所以，工作紀錄簿的詳實記錄，涉及到權利歸屬的釐清，雇主與員工都必須正視工作紀錄簿的重要性，確實查核記錄並妥善保存，做為日後權利歸屬釐清的重要依據。

三、侵權爭議之證據

關於創作與研發，有可能英雄所見略同，商標與專利必須申請獲准，才能取得專有或排他權；著作權採創作保護主義，創作完成就自動享有著作權；營業秘密自研發完成就受保護。當發生侵權爭議時，工作紀錄簿可以證明該項研發於我方係經過長年醞釀、爭辯、調整、失敗、再修正，才得到最後成果，絕非無中生有，不法竊取而來。

四、工作記錄簿的實益

工作記錄簿的製作，實益無限。

Documentation is a love letter that you write to your future self
電腦科學家Damian Conway這麼認為，留下翔實的工作記錄簿，是對自己未來最好的交代，你實在不知道將來會用在甚麼有用的地方，是記憶？記錄？還是證明？

If you can't describe what you are doing as a process, you don't know what you're doing.
統計學家W. Edwards Deming 這麼認為，藉著翔實的工作記錄簿，整理、檢討自己的工作過程，讓其中的成功經驗及失敗原因，深深留下烙印，絕對有助於未來的發展。

It isn’t about what you do, but how you do it.
籃球教練John Wooden這麼說，工作紀錄簿不是流水帳，而是一種觀察、體會後的智慧紀錄，讓自己時時面對問題時，想到該如何有效處理，而不只是把它做完。

工作紀錄簿真的很重要，沒有詳實的工作紀錄簿，你只是做完一些事，從沒想過如何把它做好，並讓自己與別人從中獲得一些經驗的流傳及啟發。